資料の共有リンクに有効期限を設定する方法とその効果

• メールが社内外に転送され、本来の送付先以外にも資料が見られる可能性が残る
• 古いバージョンの見積もりや料金が独り歩きし、後になって「あの金額で」と言われるリスクがある
• 商談が終わった資料や、担当者が変わった後の資料も、いつまでもアクセス可能なままになる
• 本来の相手以外からのアクセスも混ざり、閲覧ログの精度が落ちる

• 見積書・提案書は、検討期限や有効期限に合わせてリンクの期限も揃える
• 期間限定のキャンペーン資料や、社外秘の情報を含む資料
• 採用選考の職務経歴書など、一定期間だけ確認してもらえれば十分な資料
• 契約や商談が完了した後、資料を自動的にクローズしたい場合

有効期限を過ぎたリンクにアクセスすると、資料の中身は表示されず「このリンクの有効期限が切れています」といった案内が表示されるのが一般的です。資料そのものが削除されるわけではないので、期限を延長すれば再び閲覧できるようになります。

つまり有効期限は「消す」ための機能ではなく、「見せる期間をコントロールする」ための機能です。削除してしまうと元に戻せませんが、期限であればいつでも調整できます。

Folilinでは資料ごとに有効期限を設定でき、期限を過ぎた後でも自分の判断でいつでも延長・解除できます。パスワードと組み合わせれば、期間とアクセス権の両方をコントロールする二重の対策になります。

資料をアップロードする際、または後から資料設定でいつでも変更可能です。無料プラン(資料3件まで)から試せます。